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Gastos deducibles autónomos

Todo autónomo asume una serie de gastos en el día a día de su actividad que deberían ser deducibles, sin embargo, la realidad y la práctica nos demuestra que no todos los gastos en los que incurre el trabajador autónomo podrán ser deducidos en sus impuestos.

Requisitos generales para que los gastos sean deducibles:

  • Vinculado directa y exclusivamente a la actividad del autónomo, es decir, debe ser necesario para la obtención de ingresos.
  • Justificado mediante documento aceptado en derecho (factura, ticket..)
  • Incluido en los Libros-Registro del autónomo

Gasto con factura versus gasto sin factura

En el IVA:

Cualquier gasto que vayamos a deducir en este impuesto ha de estar soportado en una factura en la que desglose el IVA correspondiente a la compra realizada.

En el IRPF:

En el Impuesto de la Renta, además de los gastos reflejados en facturas, podremos deducir gastos que no vayan en factura, aunque sí, es necesario que dispongamos de algún tipo justificante del gasto. Por ejemplo, las cuotas pagadas a la seguridad social mensualmente no llevan IVA, no tendremos facturas por ellas, pero serán deducibles en nuestro IRPF.

Análisis de los gastos más comunes

Gastos Seguridad Social

Primer gasto al que tiene que hacer frente el trabajador por cuenta propia es el pago de la cuota RETA, Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Sería deducible 100%, al ser un gasto sin IVA, lo deduciríamos en IRPF.

Gastos de personal

De igual forma, si el autónomo contrata empleados, esos gastos de personal también serían deducibles en IRPF, al no llevar IVA, tanto los sueldos y salarios pagados a cada empleado, como los gastos de seguridad social de cada trabajador.

Alquiler local u oficina

El alquiler del local u oficina donde desarrollamos nuestra actividad es deducible. El IVA soportado se deduce en IVA, y el gasto en IRPF.

Gastos vinculados al alquiler

Si además del alquiler, en el contrato se pactó el pago de Comunidad de Propietarios, IBI, Tasa de Basura, también lo incluimos en los gastos deducibles de IRPF, aunque es preciso que dichos conceptos estén debidamente reflejados en la factura que nos haga el propietario.

Gastos Financieros

Si compramos una oficina o local para desarrollar nuestra actividad y para ello hemos pedido financiación, los intereses del préstamo también formarían parte del conjunto de gastos deducibles en IRPF.

Las comisiones pagadas a la entidad bancaria por nuestra “Cuenta Negocio”, uso de TPVs también se incluyen en este apartado de gastos deducibles.

Seguros

Son deducibles tanto el seguro contratado para el local u oficina, como el seguro contratado para nuestra actividad.

Colegios Profesionales

Las cuotas abonadas al colegio profesional de tu actividad son deducibles en tu IRPF.

Materiales y Herramientas de trabajo

Éstas son partidas deducibles, nos referimos, por ejemplo, a las mercancías o materias primas compradas para vender o transformar, herramientas online como CRMs, registros de dominios, hostings, licencias de software o cualquier otro gasto similar.

Gastos de Profesionales

Englobamos aquí Asesorías, Abogados, Notarías, Registros, o Colaboraciones con otros profesionales. Todos estos gastos también son deducibles tanto en IRPF como en IVA.

Marketing y Publicidad

Hoy en día, la mayoría de los negocios invierten en marketing digital y redes sociales para visibilizar su actividad y ser más accesible a un gran público cuyo interés informativo se centra en redes sociales.

Estos gastos en campañas online y offline, agencias de redes sociales y similares son deducibles tanto en IRPF como en IVA.

Gastos conflictivos

A continuación, vemos una serie de gastos que, normalmente, presentan algún tipo de conflicto a la hora de deducirlos en IVA o en IRPF.
  • Combustible del automóvil:

El combustible es un tema bastante controvertido en casi todos los casos, por considerarse que los vehículos tienen un uso mixto, es decir, profesional y personal.

Partiendo de esta premisa, la regulación de IVA considera que la utilización de un automóvil se destina 100% al desarrollo de nuestra actividad, cuando se trata de vehículos especiales, por ejemplo camiones de mercancías, vehículos para el transporte de personas, para la enseñanza de conductores… en el resto de casos, que engloba a la gran mayoría, por ejemplo turismos, la normativa considera que sólo el 50% de su utilización es en el desarrollo de la actividad, por tanto sólo el 50% del IVA del combustible que consumamos podrá ser deducible, ya que el 50% restante se considera consumido para fines personales y en ningún caso sería deducible.

El porcentaje del 50% podría ampliarse previo acuerdo con la AEAT, justificando efectivamente ese uso mayor mediante pruebas que claramente reflejen una utilización de más del porcentaje mencionado.

El IRPF, sin embargo, no contempla un uso mixto de cualquier instrumento de trabajo.  Con lo que en el caso de un vehículo turismo, usado tanto para fines profesionales como personales, no podríamos deducir cantidad alguna del gasto en combustible, como norma general.

Cuando el gasto es muy importante se puede intentar demostrar, mediante citas de reuniones bien acreditadas y justificadas que coincidan con las fechas de consumos, viajes de negocios igualmente acreditados, asistencia a seminarios, conferencias…pero siempre que sea posible justificar que el gasto se produjo en el desarrollo de la actividad.

Hacemos un inciso en este apartado para mencionar desplazamientos en transportes públicos (tren, autobús, avión…) cuyo gasto sí sería deducible siempre que se pueda demostrar la correlación de ese gasto con un ingreso.

  • Suministros: Luz, Agua, Gas, Telefonía e Internet:

Estos consumos están regulados de la misma manera que el anterior. Es necesario que el punto de suministro sea el local u oficina de nuestra actividad, del que hemos informado previamente a la Agencia Tributaria, para que sea deducible tanto en IVA como en IRPF.

Si ejercemos la actividad desde nuestro domicilio, y así hemos informado a la Agencia Tributaria, habremos de hacer los cálculos pertinentes para despejar qué porcentaje de la factura podemos deducirnos.

El porcentaje de la vivienda que utilizamos para nuestra actividad lo multiplicamos por 30.

Por ejemplo, en una vivienda de 80 metros tenemos nuestra oficina de 20 metros

20*100/80= 25% es el espacio destinado a nuestra actividad

Y lo multiplicamos por 30:

30*0,25= 7,5% será la parte deducible de nuestros recibos de suministros (agua, luz, gas, teléfono e internet).
  • Telefonía móvil:

Hoy en día todo autónomo hace uso de la telefonía móvil en su negocio, sea cual sea la actividad que desarrolle, por lo que parece más que lógico que este gasto fuese deducible tanto en IVA como en IRPF, sin embargo, la AEAT no comparte esta opinión.

En IVA tenemos que prestar atención a nuestra factura ya que en muchas ocasiones tenemos varias líneas de móvil en el mismo contrato o factura, gastos de suscripciones a canales privados de televisión… y como estaréis pensando, todos esos importes no son deducibles. Así que, una vez tengamos la factura delante, tenemos que separar escrupulosamente lo que corresponde al consumo del número móvil que usamos para nuestro negocio, el resto no debe formar parte de nuestros gastos deducibles.

En IRPF, como ya hemos explicado no se contempla un uso mixto, con lo que, para deducir el gasto en telefonía móvil, tendremos que ser capaces de demostrar que esa línea que deducimos es exclusivamente destinada a comunicaciones comerciales, y no personales. De otra forma, no sería deducible.

  • Gastos de restauración y hostelería:

Con la entrada en vigor el pasado 1 de enero de 2018 de la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que ya hemos mencionado, el empresario o profesional, podrá deducirse en IRPF dietas con los siguientes límites:

EN ESPAÑA N/A SIN PERNOCTA 26,67€/día CON PERNOCTA 53,34€/día
EN EL EXTRANJERO N/A SIN PERNOCTA 48,08€/día CON PERNOCTA 91,35€/día

Para ello, habrán de ser gastos en días laborables, pagados mediante medios telemáticos, con su correspondiente justificante (factura o ticket) y relacionados con la actividad.

Además, nos gustaría señalar que ciertas invitaciones a clientes o proveedores para cerrar negocios o tratar distintos aspectos, pueden ser deducibles igualmente para el autónomo, siempre que estén debidamente documentadas y justificadas.

  • Gastos en Instrumentos de trabajo o medios de gestión:

Los bienes, instrumentos, maquinaria que adquirimos para el desarrollo de nuestra actividad, y cuya duración o vida en nuestra empresa sea superior a un año, se consideran activos o inmovilizados, suponen una inversión para nuestra actividad y no un gasto corriente.

El IVA de este tipo de elementos es deducible en el trimestre en que se realiza el gasto. Sin embargo, al no suponer un gasto corriente, en IRPF, no se podrá deducir la totalidad del coste de este tipo de elementos en el mismo año de su adquisición, sino un porcentaje, se trata de ir amortizando el bien a lo largo de su vida útil en nuestro negocio.

Ese porcentaje de amortización viene dado en unas tablas recogidas en la Ley, y publicadas en la página web de la AEAT.

Si la inversión en el elemento en cuestión es inferior a 300 se puede imputar el coste total en el ejercicio de adquisición, como un gasto corriente.

Este tipo de inversiones engloba bienes intangibles muy comunes en los negocios de hoy día como las páginas webs, escaparate, casi, obligatorio para tu actividad.

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